Infos Juridiques 22 décembre

- La simplification du bulletin de paie dans les entreprises d’au moins 300 salariés (généralisation en 2018) et la dématérialisation du bulletin de paie pour toutes les entreprises.
- Les nouvelles règles de négociation s’appliqueront pour le temps de travail et congés dès le mois de janvier 2017.
- Plus besoin d’accord pour recourir au vote électronique.

La simplification du bulletin de paie dans les entreprises d’au moins 300 salariés (généralisation en 2018) et la dématérialisation du bulletin de paie pour toutes les entreprises.

Simplification du bulletin de paie dans les entreprises d’au moins 300 salariés 
L’une des mesures prévues depuis mars 2013 entre en vigueur au 1er janvier 2017.
Il s’agit de la simplification des mentions obligatoires du bulletin de paie effectives et de la dématérialisation du bulletin de paie jusqu’ici autorisée sous réserve de l’accord du salarié.

Certaines entreprises ont pu d’ores et déjà appliquer ces nouvelles normes depuis le mois de mars 2016. Elles s’appliquent dès le 1er janvier pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et dès le 1er janvier 2018 pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Un décret n° 2016-190 du 25 février 2016 a prévu que les informations mentionnées sur le bulletin soient simplifiées : la référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale est supprimée, les lignes de cotisation de protection sociale sont regroupées par risque couvert, les autres contributions relevant de l'employeur sont regroupées en une seule ligne. 
Une information des salariés sur le coût du travail est prévue, en insérant sur le bulletin de paie la somme du salaire brut et des contributions de l'employeur et le montant total des allégements financés par l'Etat, ayant un impact sur les cotisations sociales. 

Dématérialisation du bulletin de paie (décret n°2016-1762 pris sur avis de la CNIL du 16 décembre 2016) : la dématérialisation du bulletin de paie devient la règle.
Plus besoin d’être envoyé par voie postale ou remise en main propre contre décharge. L’employeur doit garantir un système d’envoi électronique viable et fiable (confidentialité des données et in falsifiabilité). Il doit garantir aussi une durée de conservation.

Jusqu’à maintenant, aucun texte clair n’obligeait l’employeur à communiquer au salarié les doubles de ses bulletins de paie pour les années au-delà de 5 ans, sauf à justifier d’une demande d’un organisme social au moment de sa retraite par exemple.

Désormais, le décret n°2016-1762 prévoit que :

L'employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :

Soit pendant une durée de cinquante ans ;      
Soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 67 ans, augmenté de six ans.

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. 

Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique.

Ainsi, dès le 1er janvier 2017, l’employeur peut communiquer aux salariés les bulletins de paie sous format électronique, sans nécessité de consulter la CE ou les DP, puisque la loi l’autorise désormais.

L’employeur devra informer le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous forme électronique.

Le salarié pourra alors faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie sous forme électronique. Le salarié notifie son opposition à l'employeur par tout moyen lui conférant une date certaine. La demande du salarié prend effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification

Il semble utile de préciser que toute défaillance de l’employeur en termes de confidentialité des données ou de garantie de fiabilité, devra être avisée sans attendre à l’employeur et à la CNIL (mission des délégués du personnel).

A terme, lorsque le salarié quitte l’entreprise, l’employeur devra transmettre les bulletins de paie à la caisse des dépôts et consignations, afin d’être accessibles prochainement sur les comptes personnels d’activités des salariés qui pourront alors les consulter dans les limites de conservation précitées.

Dès le mois de janvier 2017, les nouvelles règles de négociation  s’appliqueront pour le temps de travail et congés

Les dispositions de la loi travail concernant  les accords majoritaires et le recours au référendum entrent en vigueur dès le 1er janvier 2017 pour les seuls sujets de négociation liés au temps de travail et aux congés. Seuls les accords collectifs d’entreprise sont concernés, et non les accords collectifs de branche. Un décret du 20 décembre 2016 vient préciser les conditions d’organisation d’un référendum en cas d’absence de majorité pour la signature d’un accord d’entreprise ou d’établissement.

La loi Travail modifie les conditions de validité des accords collectifs en généralisant, progressivement, l'accord majoritaire. Depuis le 9 août 2016, la règle s'applique aux nouveaux accords de préservation de l'emploi. A partir du 1er janvier 2017, ce sont les accords qui portent sur la durée du travail et les congés qui y seront soumis avant une généralisation à l'ensemble des accords à partir du 1er septembre 2019.

Toute nouvelle négociation et toute demande de révision d’accords  collectifs existant portant sur ce thème seront soumises aux nouvelles conditions majoritaires. Du fait de la nécessité des 50 % des suffrages exprimés, le droit d’opposition ne sera plus possible et disparaîtra totalement sur tous les sujets à partir de 2019.

Les anciennes conditions de la validité d'un accord d'entreprise ou d'établissement restent donc en vigueur pour les autres thèmes de négociation jusqu’au 1er septembre 2019. Il sera donc  compliqué jusque-là, de conclure des accords qui portent sur plusieurs sujets, dont la durée du travail.

Les syndicats pourront décider de faire appel aux salariés : le référendum

A défaut de décision majoritaire, la loi travail permet subsidiairement à l’employeur de proposer son texte à la signature d’une organisation syndicale représentative ayant au moins 30 % des suffrages exprimés. S’il parvient à obtenir cette signature, l’employeur devra espérer que le ou les syndicats signataires détenant 30% des voix demandent expressément la tenue d’un référendum chez les salariés couverts par l’accord. Ces syndicats disposent d’un mois pour demander la tenue de ce référendum à l’employeur à compter de la date de signature de l’accord (article L. 2232-12 alinéa 2).

Le résultat du référendum validera ou non  l’accord.

Le nouvel alinéa 3 de l’article L. 2232-12 prévoit que si, à l'issue d'un délai de huit jours à compter de cette demande, les éventuelles signatures d'autres organisations syndicales représentatives n'ont pas permis d'atteindre le taux de 50 % mentionné au premier alinéa et si les conditions mentionnées au deuxième alinéa sont toujours remplies (signature à 30% et maintient de la demande de réaliser un référendum), cette consultation des salariés est organisée dans un délai de deux mois par l’employeur.

Un décret n° 2016-1797 du 20 décembre 2016 vient encadrer les conditions de la consultation des salariés organisée en application de cet alinéa.

Il est précisé que l’employeur devra établir un protocole avec les organisations syndicales signataires de l’accord et représentant au moins 30% des voix. Il déterminera la liste des salariés couverts par l'accord dans le but de faciliter l’organisation d’un vote à bulletin secret (D. 2232-2 du code du travail, nouveau) qui se tiendra pendant le temps de travail. Ce protocole sera porté à la connaissance des salariés par tout moyen au plus tard quinze jours avant la consultation.

Enfin, dans l’hypothèse d’un désaccord sur l’organisation du scrutin, le tribunal d'instance peut être saisi dans un délai de 8 jours à compter de l’information faîte aux salariés par l’employeur de la tenue d’un référendum pour valider l’accord (Art. D. 2232-9 du code du travail).

Plus besoin d’accord pour recourir au vote électronique 

Décret. n° 2016-1676 du 5 déc. 2016 en vigueur dès maintenant

Dans les entreprises d'au moins 11 salariés, le code du travail autorise l’employeur à recourir au vote électronique s’il justifie d’un accord d’entreprise ou d’un accord de groupe (article R.2314-8 pour l’élection DP et R. 2324-4 pour l’élection du CE). Cet accord collectif doit être mentionné dans le protocole d’accord préélectoral et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place (R.2314-16 et R.2324-12).

La loi restait toutefois muette lorsque l’employeur souhaite mettre en place le vote électronique mais qu’il ne justifie pas d’accord collectif. La loi travail (article 58) remédie à ce vide juridique.

Ce décret du 5 décembre 2016 précise les modalités du vote électronique pour les élections des délégués du personnel et du comité d'entreprise prévues en l'absence d'accord. Essentiellement, les articles R.2314-8 et R.2324-4 du code du travail sont modifiés. Le vote électronique reste donc soumis en priorité à la nécessité de justifier d’un accord d’entreprise ou de groupe. Dans l’hypothèse d’un procès-verbal de désaccord, l’employeur pourra préciser dans le protocole d’accord préélectoral qu’il compte recourir au vote électronique de façon unilatérale. Le protocole devra donc faire mention de l’échec des négociations. Le recours au vote électronique sera alors valable en cas d’élections partielles lorsqu’un collège électoral n'est plus représenté ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel est réduit de moitié ou plus.