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Décret IRP : Précisions sur les modalités de consultation en conférence téléphonique et messagerie instantanée
La tenue des réunions du CSE reste indispensable et obligatoire. La possibilité de les réunir avec des modalités adaptées à la crise sanitaire est actée par l'ordonnance n° 2020-1441 (voir note IRP en pièce jointe). Le décret vient préciser le recours à la conférence téléphonique et la messagerie instantanée en matière de consultation des CSE, CSE central, IRP jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire, fixée, pour le moment, au 16 février 2021. Il pose les conditions pour garantir les consultations et les votes des instances à distance. Les élus s'assureront que ces modalités sont bien respectées.
Consultation par conférence téléphonique
Le dispositif technique garantit l’identification des membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Les suspensions de séance sont possibles.
Si un vote à bulletin secret est organisé, le dispositif doit répondre aux conditions existantes pour les réunions en visioconférence :
- le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Si c’est un vote électronique, le système doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique, selon les modalités applicables à la convocation des réunions de l’instance. La réunion se déroule selon les étapes prévues à l’article D. 2315-2 . :
1) l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification des exigences techniques ci-dessus
2) le vote est simultané avec une durée de vote identique pour tous les membres.
Consultation par messagerie instantanée
Rappel : l’ordonnance prévoit que le dispositif de messagerie instantanée ne peut être utilisé pour tenir une réunion que de manière subsidiaire à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou si un accord le prévoit.
Le dispositif garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Là aussi, des suspensions de séance sont possibles.
Quand le vote doit se faire à bulletin secret, il doit remplir les conditions prévues à l’alinéa 3 article D. 2315-1.
Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance. la réunion se déroule en 4 étapes.
1) L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification des exigences techniques permettant l’identification des participants et leur participation effective.
2) Les débats sont clos par un message du président de l’instance qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération.
3) Le vote est simultané avec une durée de vote identique pour tous les membres indiquée.
4) Au terme du délai fixé pour les votes, le président de l’instance adresse les résultats à l’ensemble des membres